Информационное обеспечение системы менеджмента, как опция современного подхода к управлению
Суть вопроса
Информационное обеспечение системы менеджмента – это обязательная и необходимая в прикладном плане опция. Ни о каком эффективном управлении не приходится говорить, если отсутствует организованный документооборот и прочие информационные потоки.
Что в информационное обеспечение входит:
- Взаимодействие подразделений. Слаженное выполнение одних функций или общих проектов экономит очень много времени.
- Документооборот. В любой организации каждый день издаются распоряжения, приказы, поправки к нормативной документации и др.
- Статистика и систематизация показателей. Раньше на обработку всех показателей уходили недели и этим занимались специальные отделы. Сейчас это все автоматизировано и вся работа в этом направлении сводится к подготовке отчета и анализу полученных результатов. Это позволяет увеличить количество и сложность показателей, анализировать их в режиме реального времени и использовать при принятии текущих решений менеджмента.
- Обратная связь. Если в результате получаются отзывы от своих же структур или конечного потребителя, то их стоит принимать во внимание. Скорость обработки претензий или положительных отзывов позволяет устранить большинство проблем на этапе их появления.
Создание информационного обеспечения системы менеджмента не самый простой процесс. Для этого желательно иметь общее представление и хотя бы начальный опыт. Ещё лучше и проще – обратиться в стороннюю организацию, профессионально этим занимающуюся.
Наиболее приемлемым решением на сегодняшний день является создание компьютерной системы, к которой имеют доступ все сотрудники и которая максимально обрабатывает и распределяет проходящие через неё материалы. На пересылку и проработку бумажных носителей уходит слишком много времени, и уход от неё сразу же заметно поднимает производительность.
Самостоятельный путь проб и ошибок может затянуться надолго. Это терпимо, когда фирма небольшая и сотрудников немного. Но даже для среднего производства или организации эта задача очень трудна. Её усугубляет и необходимость связи с любой структурой на расстоянии, к примеру, наличие филиалов.
Опыт показывает, что информационное обеспечение системы менеджмента крайне полезно для принятия решения в управлении. И негативная реакции на её внедрение крайне редка – чаще всего, когда она формальна или устроена с грубыми ошибками и недоработками.