Четверг, 13 августа 2020 г.
Блог Молодого аналитика
Доступно о сложном
Повесть об этом стара, но слава нетленна.
Вергилий

планирование

Подписаться на эту метку по RSS

10 советов по планированию времени

10 советов по планированию времени

Техника №1. Приручение телефона

Вам нужно освободиться от тирании телефона. И от диктатуры факса. И от сатрапа электронной почты. Пореже снимайте трубку, когда звонит телефон, или вообще не снимайте. Перезванивайте в удобное вам время. Эту технику нужно усвоить прочно, ведь именно телефон для большинства из нас и есть первейший фактор, отвлекающий от работы. Если вы принимаете все входящие звонки, значит, постоянно прерываете работу над задачей известной вам важности в пользу вопроса или лица неизвестной важности. Вы отдаете контроль над своим временем неизвестно кому и в результате не успеваете намеченное.

Техника №2. Минимум деловых встреч

Любыми путями старайтесь сократить время, проведенное на деловых встречах. Если бы Ной созвал на совещание архитекторов, оформителей интерьера, пастухов, укротителей львов, штурманов, у нас были бы плавники. На деловых встречах никогда ничего не делается, и я их ненавижу. Вам нужна тактика, помогающая избегать такой траты времени. Если вы проводите совещания, добейтесь, чтобы разговор был кратким и по делу.

Техника №3. Абсолютная пунктуальность

Всегда будьте там, где должно, точно вовремя, безо всяких исключений. Собственная пунктуальность дает вам право ожидать и требовать от других абсолютного уважения к вашему времени. Пунктуальный человек автоматически получает преимущество перед своими работниками, партнерами, дилерами, клиентами и пр. Пунктуальность – источник личного авторитета.

Техника №4. Составление списков

Не существует системы планирования времени, которая не опиралась бы на составление списков дел. Все помнить НЕВОЗМОЖНО. Если вы «свободная натура», вам, вероятно, кажется, что списки сдавливают вас, как трусы на размер меньше. Но на самом деле списки освобождают: чем больше мелочей вы запишете, тем меньше вам придется держать в голове. И тогда ваш мозг готов заняться действительно важной работой.

Техника №5. Всё – на службу своим целям

Единственная настоящая причина того, что многие люди не становятся в разы успешнее в делах, – в том, что у них нет для этого причин. Секрет личной эффективности – в поиске веских причин стать эффективным. Но что считать эффективностью? Вот мое определение: эффективность – это осознанное и долговременное применение вашего времени, таланта, ума, ресурсов и возможностей таким способом, который дает измеримое приближение к вашим целям. Почаще задавайте себе вопрос «Становлюсь ли я ближе к своей цели от того, что я делаю в эту минуту?» Чем чаще вы отвечаете «Да», тем выше ваша эффективность.

Техника №6. Каталог событий

Берете 90 папок, каждая тридцатка – это месяц: текущий и два следующих. И рассовываете по ним письма, факсы, материалы в соответствии с тем днем, когда вы собираетесь встречаться с этими клиентами и заниматься этими делами. Да, я знаю, что есть много компьютерных программ, которые делают то же самое, и если вы хотите пойти по этому пути – бога ради. Мне удобнее так. Но какой бы вы ни выбрали вариант, бумажный или цифровой, каталог событий – это исключительно полезная техника.

Техника №7. Время блоки

Если вы представляете себе все дела, которые точно должны сделать, то можете заранее заблокировать для них свое время. Если вы не заблокируете время заранее – велик шанс ничего не успеть. Разложите перед собой календарь и распределите как можно больше времени на обязательные дела – и у вас останется лишь малая толика неорганизованных, пустых дней и часов. Блокируя время для необходимых дел, вы не дадите интересам других людей снова и снова передвигать важнейшее с первых мест списка на десятые.

Техника №8. Минимум внеплановой деятельности

Сокращая пустое время и внеплановую деятельность, вы автоматически уменьшаете неоправданные траты. Все нерасписанное на что-то да потратится – и скорее всего это «что-то» будет ненужной ерундой. В идеале нужно расписывать каждый свой день по получасам, от начала до конца. Любая работа выполняется быстрее и эффективнее, если заранее определить, сколько займет ее выполнение, и назначить время завершения. К тому же так минимизируется и незапланированная деятельность.

Техника №9. Польза от «обрезков»

Застряли в пробке? Аудиозаписи помогут быстро превратить пробочное стояние в семинар с участием знаменитых гуру, в общение с душеполезной книгой, в отвязный камеди-клаб или в Шекспировский фестиваль. А еще можно изучать иностранные языки, развивать память или математические способности – и все это с помощью записей, прослушанных за то время, что обычно тратится впустую. А время в очередях, в аэропортах? Заведите плеер с наушниками и всегда имейте при себе блокнот, ручку и тему для «мозгового штурма».

Техника №10. Подальше от потока

С этой техникой все понятно. Выезжайте на работу раньше или позже, чем все остальные. Не покупайте в супермаркетах в пятницу вечером. Не выписывайтесь из гостиницы между 8 и 9 часами утра и не заселяйтесь между 6 и 8 часами вечера, потому что именно в эти часы выселяются и заселяются совершенно все. Организуйте свою жизнь так, чтобы расходиться с основным потоком: вы сбережете немало времени и нервов.

Основные шаги для построения стратегического планирования на предприятии

Шаг 1. Опрос персонала. Мнение тех, кто изо дня в день непосредственно занимается обслуживанием клиентов, обязательно следует учитывать при стратегическом планировании на предприятии. Вовлечение исполнителей в процесс планирования поможет к тому же заручиться поддержкой «критической массы» персонала, когда придет время воплощать задуманное в жизнь. И тут можно задать сотрудникам три простых вопроса:

1) Что, по вашему мнению, нашей компании следует начать делать?

2) Что нам следует перестать делать?

3) Что мы должны продолжать делать?

Далее...

Личная самоорганизация и планирование

Личное планирование – это залог успеха в любом деле, да и наверно во всей жизни. Оно начинается с планирования одного дня, недели, месяца, года и заканчивается планированием всей жизни.

Жизненный план не должен быть четко прописан. Он просто должен содержать хотя бы 101 цель того, чего Вы хотите достичь в своей жизни до того момента, когда умрете. И все цели должны быть в ярких подробностях (где, когда, сколько, какого цвета, модель, размер и т.п.).

Смысл, чтобы эти цели стали мотиваторами жизни. И глядя на них, хотелось совершать каждый день пусть небольшие, но важные шаги к достижению этих целей. Кстати одним из вариантов описания целей может стать доска визуализации. Лучше, конечно если это будет целая книга целей.

Далее...

Сущность планирования (Часть 2)

?уществляется данная функция?», «Почему (зачем) осуществляется эта функция?”, «Когда осуществляется эта функция?».

Отвечая на второй вопрос, формулируют или проверяют расположение функций, находящихся на более высоком уровне по отношению к исследуемой в настоящий момент функции и располагающихся на диаграмме левее. Ответ на второй вопрос в конечном итоге способствует формулированию главной функции.
Третий вопрос позволяет правильно расположить на диаграмме FAST (рис. 2.) функции, осуществляемые одновременно с другими, место которых на диаграмме уже определено. Можно отметить, что функции верхнего уровня иерархии должны отражать цель, а нижестоящие, в свою очередь, характеризуют средства ее достижения. Рамки исследуемой проблемы обозначаются пунктирными вертикальными линиями в левой и правой части диаграммы. Вводится понятие критического пути, который обозначается горизонтальными линиями между вертикальными пунктирными линиями и включает в себя наиболее важные внутриобъектные функции, в том числе главную функцию.
В публикациях, посвященных методике FAST, большое внимание уделяется вопросам унификации графических символов и обозначений, используемых при построении диаграммы.
Четыре основные направления в диаграмме FAST показаны на рис. 3.
Рис. 3. Основные направления в диаграмме FAST
При построении диаграммы соблюдаются два основных правила:
- направления «Как?» и «Почему?» всегда совпадают с линией критического пути. В направлении «Когда?» располагаются либо независимые (вспомогательные) функции (показаны вверху рисунка), либо действия (показаны внизу рисунка),
- вопросы всегда следует задавать в направлении «выхода» из прямоугольника с формулировкой рассматриваемой функции, при этом функции, являющиеся ответами на три основных вопроса, помещаются в прямоугольниках А, Б, В, Г (рис. 4).
Рис. 4. Схема действия правила детерминированной логики
Популярность методики FAST объясняется отчасти тем, что пока она является одной из возможностей формализации процедуры построения функциональной модели.
Поэтому многие работы по автоматизации ФСА в части формирования ФМ, созданные по принципу человекомашинного диалога, применяют методику FASТ или ее разновидности.
Помимо графического существуют и другие способы представления ФМ, основанные на иных принципах, среди которых наибольшее распространение получили различные матрицы.
Для построения матрицы взаимосвязи функций и их материальных носителей на горизонтальной оси размещают элементы одного иерархического уровня, а на вертикальной оси – функции этих элементов. Функциональная модель включает в себя главную функцию объекта (F1), комплекс дополнительных функций (F2, F3), а также функции, обеспечивающие выполнение главной – основные (F21,F22, F23, F24) и вспомогательные (F251, F252, F253). Последние защищают объект от воздействия окружающей среды (как и окружающую среду от воздействия объекта), а также при его хранении, транспортировке и т.д.
С помощью матрицы можно выявит неочевидные (скрытые) функции элементов объекта, как полезные, так и вредные. Через анализы матрицы по строкам устанавливается факт участия включенных в матрицу элементов объекта в выполнении конкретной функции. Анализ матрицы по столбцам позволяет установить факт участия конкретного элемента в выполнении отраженных в матрице функций.
Для достижения требуемых потребительских свойств объекта минимальным числом его элементов функциональная модель преобразуется в функционально-идеальную модель.
Уменьшить количество элементов объекта можно процедурой функционально-идеального моделирования (свертывания) в следующих случаях:

- отсутствует объект его функции,

- функцию выполняет сам объект функции,

- функцию выполняют другие элементы системы или надсистемы.

Методика FAST активно применяется совместно с методикой быстрого анализа решений, которая основывается на способе улучшения, впервые использованном IBM в середине 80-х. В 90-х этот подход был усовершенствован компанией «Дженерал Электрик». Компания «Форд Мотор» продолжила развитие этой концепции, назвав ее «RАРEТ». Сегодня компания E&Y широко использует этот подход (который они называют Экспресс (Express)) в работе с клиентами по всему миру.
Методика быстрого анализа решения - «прорывной» подход, который концентрирует внимание группы па определенном процессе в ходе одно- двухдневного совещания для определения способов, которыми группа может улучшить этот процесс в течение следующих 90 дней. Перед окончанием совещания руководство одобряет или отвергает предложенные улучшения.
Методика быстрого анализа решения может применяться к мероприятиям любого уровня, начиная с основных процессов и кончая уровнем мероприятий. FAST-подход к улучшению бизнес-процессов сосредотачивается на отдельной одно- или двухдневной встрече, в ходе которой определяются источники проблемы и/или мероприятия, не добавляющие ценности, содержащиеся в данном процессе. Типичными улучшениями при применении FAST-подхода являются снижение затрат, длительности цикла и уровня ошибок на 5-15% за 3-месячный период. Выявление возможностей для улучшений и одобрение их внедрения осуществляется за 1-2 дня, поэтому данный подход и получил свое название FAST2.
Подход FAST реализуется в ходе следующих 8 этапов:

1. Определяется проблема или процесс, кандидат на FAST

2. Заказчик высокого уровня соглашается поддержать инициативу проведения FAST в отношении процесса, который предполагается улучшить. (Процесс должен быть в рамках компетенции заказчика.)

3. Назначается команда FAST, подготавливается набор целей и одобряется заказчиком.

4. Команда FAST собирается в течение одного-двух дней для разработки обобщенной блок-схемы процесса и определения мероприятий, способных улучшить показатели процесса. Все рекомендации должны быть в рамках компетенции членов команды, причем рекомендации должны быть такими, чтобы их можно было полностью внедрить в течение 3-х месяцев. Все другие предложения должны быть переданы заказчику для дальнейшего рассмотрения в будущем.

5. Члены команды FAST должны признать свою ответственность за внедрение всех рекомендаций, переданных заказчику.

6. По истечении 1-2-х дневного совещания заказчик присоединяется к совещанию и команда FAST представляет ему свои выводы.

7. Перед окончанием совещания заказчик одобряет или отвергает предложенные улучшения. Крайне важно, чтобы заказчик не откладывал принятие решения относительно предложений, в противном случае данный подход достаточно скоро становится не эффективным.

8. Одобренные решения внедряются назначенными членами команды FAST в течение следующих 3-х месяцев.

В последнее время возможности ФСА существенно расширены за счет использования интеллектуальных компьютерных программ, позволяющих управлять знаниями и генерировать оригинальные идеи по созданию новых или совершенствованию имеющихся продукции, услуг и технологий, а также осуществлять их объективную количественную оценку.
Согласно теории развития технических систем, любая система (отнесем сюда и любой метод, методологию и т. д.) проходит этапы зарождения, развития (вбирающий в себя ранее разработанные методы, методики и т. д., являвшихся в свое время чуть ли не верхом совершенства) и, наконец, достигает своего пика. Затем система утрачивает свою главную роль и выполняет в дальнейшем вспомогательную функцию, являясь уже частью, элементом другой системы. Время самостоятельной жизни разных систем различно.
Так и ФСА в процессе развития постоянно вбирает в себя различные интеллектуальные технологии, ранее, да и теперь использующиеся в качестве самостоятельных методов для решения задач. На различных этапах ФСА и в зависимости от целей исследований могут применяться методы развертывания функции качества (РФК), Парето (АВС-анализ), конструирования Коллера, Тагути, анализа видов и последствий отказов (FMEA), параллель?

Сущность планирования (часть 1)

    С развитием мировой экономики планирование деятельности стало основой работы предприятий. Характерным примером этого является бизнес-план. Без него очень редкий инвестор решится вкладывать деньги в развитие или расширение бизнеса. От правильности и точности прогнозов зависят успехи и неудачи предпринимательской деятельности.

    Планирование — это вид деятельности, связанный с постановкой целей (задач) и действий в будущем. Планирование в самом общем виде подразумевает выполнение следующих этапов:

Далее...