эффективность

1) Главный приоритет - достаточное время для сна. Начните соблюдать режим, определите время отбоя, и начинайте заканчивать дела по крайней мере за 45 минут до отхода ко сну. Большинство людей нуждаются минимум в 7-8 часовом сне в течение суток для полного восстановления, есть конечно исключения. Конечно люди делятся на сов, жаворонков и голубей, но тут вы должны сами определить свою индивидуальную норму. Помните, недостаток сна даже в небольшом объеме в последствии сказывается на ваших умственных способностях, творческом мышлении, эмоциональной устойчивости, качестве работы и даже скорости, с которой вы ее выполняете.

2) Главная сила в списках - составьте списки дел того, что вам нужно или хочется сделать на работе и дома. Это могут быть любые недоделанные дела, которые нуждаются в выполнении или обдумывании. Ведь когда вы все записываете, это помогает выкинуть лишнюю информацию из головы, освобождая ее для лучшей концентрации на том, что наиболее важно в конкретный момент времени.

3) Начинайте рабочий день с самого важного дела, ведь у вас будет больше всего энергии и меньше всего отвлекающих моментов. А накануне вечером решите, какое дело наиболее заслуживает вашего внимания, и сосредоточьте на нем все ваши усилия на следующий день, но не более, чем 90 минут. Помните, продуктивность - это создание ценности, а не количество отработанного времени.

4) Перерыв - залог продуктивности. Делайте остановки, перерывы в течение дня, тем самым вы сможете поддерживать свою продуктивность на высоком уровне и выполнять свои задачи быстрее и эффективнее.

5) Без настроения - никуда. Большое количество одновременных срочных задач/звонков/запросов превышающих ваш индивидуальный предел, приводит к большей импульсивности, раздражению, нервозности, негативному настроению, тем самым снижая вашу способность мыслить, анализировать и принимать верные решения. Определите настоящую причину негативных мыслей, то ли это голод, усталость, перегруженность или что-то другое и постарайтесь вернуться в комфортное для вас русло и настроиться на позитивный лад.

6) Держите дела в зоне "важное - не срочное" и занимайтесь их решением. Не погрязайте в повседневной рутине, постоянно занимаясь только "важными - срочными" делами. Тем самым вы упускаете возможность заняться творчеством, стратегическим планированием, выстраиванием отношений и другими жизненно важными долгосрочными задачами, ведь на них порой уходит больше времени и энергии, но они таят в себе больше смысла и отдачи в долгосрочной перспективе.

По материалам HBR

Скачать статью бесплатно

Каждый день мы принимаем те или иные решения, тратя на это огромное количество времени и энергии. Очень часто мы выбираем между равно привлекательными вариантами на первый взгляд, но на деле оказывается что каждый из этих вариантов привлекателен по-своему, что вынуждает нас идти на компромисс, договариваться с самим собой, расставлять приоритеты и прислушиваться к своим желаниям.

Первый метод заключается в использовании силы привычки и используется в повседневных и рутинных вопросах, чтобы значительно снизить утомление, связанное с рутинными вопросами. Например, что есть, пить, смотреть, читать и т.д. Эти решения должны даваться вам легко, на основе ваших привычек и предпочтений.

Второй метод предполагает применение алгоритма «если/то» для упрощения спонтанных решений. Вы должны выработать в себе определенную реакцию/поведение на те или иные события/раздражители, и действует следующая модель "если что-то произойдет, то я сделаю вот так". Эти две техники: сила привычки и принцип «если/то» помогут ускорить множество типовых и рутинных решений, с которыми мы сталкиваемся в жизни.

Но что делать с вопросами, на которые не существует ясных и заведомо правильных ответов? Обычно решения по таких вопросам может затягиваться на недели, месяцы, а то и годы. Для решения подобных задач/вопросов нужно осознать тот факт, что правильного ответа просто не существует, есть просто выбор из различных вариантов.

Третий метод - воспользоваться таймером. Если вы уже достаточно долго не можете принять решение, все стоящие перед вами проблемы были достаточно изучены, варианты выбора одинаково привлекательны и ясного ответа так и не найдено, признайте, что определить правильный курс невозможно, и просто примите решение. Конечно, можно сначала создать пробные версии, смоделировать различные варианты развития ситуаций, но не оттягивайте специально с решением, помните в конечном итоге решение все равно должно быть принято. Ведь вы сэкономите для себя уйму времени, отказавшись от бесплодных оценок и обсуждений, и сможете увеличить свою продуктивность. Как известно "Промедление смерти подобно" и затягивая с тем или иным важным и сложным решением вы можете потерять еще больше, помните об этом.

По материалам HBR

Скачать статью бесплатно

Планируйте свои встречи

Тщательно изучите свой календарь, обратите внимание на те встречи с коллегами, клиентами, представителями властей, которые проходят периодически, но не планируются заранее. Если встреча повторяется хотя бы раз в квартал, то её необходимо включать в список потенциальных событий на определенный период, это же касается и внутрикорпоративных встреч. Это позволит сократить общее количество стихийных совещаний и вы сможете тратить на совещания меньше времени.

Готовьтесь к совещаниям заранее

Создайте небольшую профильную инструкцию по подготовке к совещаниям, и согласно ей распределяйте все пункты в повестке дня в соответствии с приоритетами, от «решить обязательно» до «обсудить по возможности». Плюс к этому добавьте комментарии с предыдущими договоренностями. Постарайтесь вынести за скобки все подготовительные моменты и не бойтесь приглашать экспертов, как своих. так и сторонних. Введите строгий порядок оповещения о совещании, с датой и временем встреч, что позволит всегда иметь в свободном распоряжении свободную переговорную комнату.

Общайтесь письменно

Чтобы сотрудники решали вопросы более эффективно и не забывали о них, лучше сообщать о возникших проблемах в письменной форме через электронную почту, особенно это удобно когда вопрос требует участия более чем одного человека, можно обозначать приоритеты, прикладывать документы. Разработайте правила внутрикорпоративной деловой переписки, с изложением сути проблемы в заголовке письма.

Стандартные схемы для работы

Вам будет легче если все будут использовать единый подход в формализации своих проблем по формулированию задач, сбору информацию и т.д., оформите это в виде коротких инструкций. И тогда каждая проблема будет описывается по стандартной схеме, и может включать паспорт проблемы (историю ее возникновения), сроки устранения, оценку ущерба (упущенную выгоду), дополнительные затраты компании, в случае если ее не удастся решить, возможную потерю деловой репутации и пр.

Нестандартные ситуации

Конечно всё запланировать невозможно, иногда случаются форс-мажоры и тогда необходимо оперативно принимать решения. Это можно решить за счет распределения зон ответственности для решении каждого типа ситуаций.

Избавляйтесь от чужих задач

Сотрудники разных подразделений могут понимать одни и те же задачи по-разному, линейному руководству порой не всегда удается донести до нижестоящих уровней, как следует исполнять те или иные действия, тем более если задачи исходят из смежных подразделений. Работа будет выполняться более эффективно когда подразделения смогут взаимодействовать напрямую, но для этого нужна открытость, прозрачность внутри компании, чтобы сотрудники понимали структуру, функциональное деление и могли свободно ориентироваться и находить контакты людей которые владеют информацией.

Соседство руководителей

Если задача предполагает взаимодействие разных подразделений, то будет удобно если они будут располагаться рядом друг с другом, это улучшит коммуникацию, повысит скорость и эффективность решения задач.

Копилка мелких дел

Отойдите от практике решения проблем по мере их поступления, вместо этого отведите в своем расписании специальное время для решения несрочных, но важных незапланированных проблем.

Личное время

Каждому человеку порой необходимо решить какие-либо свои личные вопросы в рабочее время. обычно это делается тайком, что плохо влияет на эффективность труда. Договоритесь сколько времени каждый сотрудник открыто может тратить на решение личных проблем, без ущерба для работы. Для этого создайте комфортную атмосферу и доверительные отношения.

Скачать статью бесплатно

В бешеном темпе рабочих будней мы порой не замечаем, как растрачиваем свою энергию и силы в впустую. Уставшие, мы возвращаемся домой и не успеваем за ночь восстановить свои силы для дальнейшей эффективной работы. Чтобы изменить это необходимо понять и научиться контролировать несколько важных аспектов:

Осознанность. Расход и восстановление сил происходит физическим, эмоциональным и умственным способом. Если гонять негативные мысли по кругу, возникает моральная усталость, апатия, и выйти из этого состояния гораздо сложнее, нежели восстановиться после физического труда. А если к негативным мыслям добавляются еще и негативные эмоции, такое постоянное сочетание может привести к депрессии. Поэтому определите, куда уходит энергия, и осознайте причины этого. Затем смените вектор мыслей и эмоций на более конструктивные и позитивные. Дисциплинируйте ум — контролируйте мысли и возвращайте их в нужное русло.

Тренировка. Очень много энергии уходит на волнения и беспокойства, сомнения и страхи, что особо заметно в условиях неопределенности, во время перемен и глобальной перестройки бизнес-процессов, в стрессовых ситуациях. Вырабатывайте иммунитет к стрессу — регулярно выходите из зоны комфорта, открывайтесь жизни, пробуйте новое. Чем чаще вы сознательно выходите из привычных условий, тем легче происходит адаптация и выше эмоциональная стабильность.

Распределение. Неадекватная оценка, будь то переоценка своих сил или недооценка ситуации, легкомысленное к этому отношение, а значит, и неправильное распределение сил, в итоге приводят к необходимости решать проблему в последний момент, при нехватке ресурсов и из последних сил. Ведь планы, как правило, менять никто не будет. По возможности делегируйте полномочия, ищите помощников, создавайте команду единомышленников, равномерно распределяя нагрузку и повышая эффективность. Оставьте себе для контроля самое главное, а все остальное отдайте на откуп заместителям.

Баланс. Перенапряжение — работа круглыми сутками, без выходных и отпусков — приводит к износу человеческого ресурса. Больные и уставшие сотрудники становятся в работе малоэффективными. И может потребоваться гораздо больше времени и сил на восстановление, нежели на своевременный отдых. Соблюдайте баланс труда и отдыха, уделяйте должное внимание себе любимым.

Правила. Распорядок дня, расписание задач, их очередность и прочее — на первый взгляд банальные вещи, которые многими игнорируются. Однако выполнение подобных правил очень полезны. Они помогают расставить приоритеты и правильно распределить силы, снизить энергетические нагрузки. Поскольку вырабатывается определенный ритм — организму не нужно постоянно адаптироваться к изменению внешних условий, соответственно и сил на важные дела остается гораздо больше. Ну и главное, это заниматься своей работой с любовью и вдохновением. Если работа только обязанность, то это огромная потеря энергии и постоянный стресс, если работа в удовольствие — то эффективность обеспечена.

Скачать статью бесплатно

По материалам ФД