Методика создания и внедрения ССП

    ССП приносит наибольшую пользу, когда организация проходит через этап трансформации от одной бизнес - модели к другой (например, от организации с жестким правительственным регулированием к свободно конкурирующему на рынке предприятию), когда меняет фокус с продукта на потребителя.

    Самая большая проблема на таком переходном этапе состоит в том, чтобы заставить работников, привыкших к определенному стилю и принципу ведения дел, приспособиться к новому подходу в создании стоимости. Условия, позволяющие организацию получать наибольшую выгоду из ССП, складываются, когда значительные изменения происходят во всей бизнес-среде и организация просто вынуждена менять стратегию, создавать новую бизнес-модель, искать новые пути создания ценности.

Выделяют пять этапов построения ССП.

    Этап 1. Создание ССП.

    Первой задачей является разработка стратегий в 4-х перспективах: Обучение, Процесс, Клиент, Финансы. Для выполнения данного этапа формируется рабочая группа в составе представителей консультанта и ключевых руководителей предприятия, которые базируют принятие решений о стратеги и целях предприятия на основе полного согласия. Это значит, что каждый руководитель должен воспринять принятое стратегическое видение. Общее количество целей не должно превышать 8-10, в противном случае восприятие ССП ухудшается, а корректировочные воздействия (Стратегические мероприятия) распыляются.

    На этом этапе предпринимаются следующие действия.

    • Интервью с топ менеджерами и сотрудниками;

    • Рассмотрение стратегии с нескольких (четырех) перспектив (финансовых, клиентских, внутренних и человеческих, др.): мозговой штурм и обмен мнениями;

    • Определение стратегических целей для каждой перспективы, документация миссии и стратегии;

    • Связь стратегических целей отношениями причинно-следственной связи, т.е. построение стратегической карты;

    • Определение показателей и их критериев;

    • Определение стратегических мероприятий.

    Этап 2. Стратегическое обучение и коммуникации.

    Целью второго этапа является облегчение стратегического обучения и коммуникации. Следовательно, работники предприятия должны иметь возможность документировать и обмениваться описаниями целей, показателей, критериев и мероприятий, увязанных со стратегией.

  На этом этапе описываются показатели и их критерии (при помощи формул, единиц измерения, периодической отчетности, целей владельцев, ответственности за сбор данных, источников данных, срока действия критериев, истории изменения критериев). Мероприятия также требуют описания в документах, сроков их выполнения, необходимы ресурсов и бюджетов. Такие документы важны для обеспечения согласованности и для фиксирования стратегических целей каждого элемента.

    Обучение сотрудников осуществляется путем доступа к системе помощи и текущей информации ССП. Взаимодействие облегчается при понимании сотрудниками общности целей по реализации стратегии организации.

    В электронном виде структурная основа ССП может представлять собой портал, предназначенный персонально для каждого сотрудника. Данный портал, представляет собой окно в рабочий мир сотрудника. Целесообразно создание портала с применением стандартных веб-технологий, при наличии электронной почты, календаря и веб-интерфейса транзакционных систем. В процессе разработки ССП портал обеспечивает обзор общей и индивидуальной эффективности.

    Портал незаменим как интерфейс между сотрудником, системой управления эффективностью и повседневными задачами. Он обеспечивает связь между всеми элементами структурной основы ССП.

    Для осуществления второго этапа необходимо:

    • Описать показатели и критерии

    • Описать стратегические мероприятия

    • Создать систему обучения (помощи) по ССП, провести тренинги по стратегическому менеджменту, маркетингу, продажам, финансам.

    • Создать единый портал или другой механизм интерактивного доступа к ССП в организации.

    После завершения второго этапа должен быть следующий результат:

    • Персонал, который говорит на одном языке, обученный, осознающий основополагающие принципы работы организации (Миссия, Стратегия), знающий своё место в её бизнес - процессах

    • Персонал, который, благодаря новому уровню компетенции, сможет обслуживать оптимизированные бизнес - процессы и достигать поставленных целей

    Этап 3. Подготовка бизнеса.

    Целью первых 2-х этапов было разработка стратегии, подготовка персонала к изменениям и обеспечение его поддержки. Целью этого этапа является оценка существующих методов управления, эффективности бизнес процессов и проведение мероприятий по оптимизации.

Мероприятия являются проверкой обоснованности стратегии, определенной в ССП, следовательно, необходима четкая связь между мероприятиями, необходимыми для выполнения стратегии, и соответствующими стратегическим целями. Сигналом для проведения мероприятия является определенное значение показателя. По возможности данные должны автоматически извлекаться из основных систем или из хранилища данных. Это снижает количество ошибок при операциях с данными по вине персонала и облегчает разработку оценок для разных уровней компании. Детальная стратегия учета целей, показателей и критериев является комплексным процессом. У каждой показателя могут быть различные ответственные за него лица, свой метод данных, причины, по которой он выбран и т. д. Помимо этого, разработка ССП — это непрерывный процесс, а показатели и цели меняются по мере развития организации.

    Стратегические мероприятия являются базовыми элементами работы, которая вводит стратегические изменения. Данными мероприятиями являются такие как: обучение, реклама, TQM, KM и другие составляющие стратегии. Необходимо постоянно проводить их мониторинг для обеспечения уверенности, что они выполняются в соответствии с планом и дают желаемый результат. Стратегические мероприятия должны быть точно согласованы и спланированы для достижения одной или более стратегических целей.

    Компания, использующая ССП, должна внедрять ее на уровне всей организации, подразделений, департаментов и, даже отдельных лиц. Это значит, что необходим эффективный способ систематического сбора, сортировки, обобщения и распространения всех данных, используемых при оценке.

    Для осуществления третьего этапа необходимо провести:

    • Анализ ключевых бизнес - процессов по следующим критериям:

    o Соответствие Миссии и Стратегии,

    o Эффективность алгоритмов в рамках концепции "затраты - результат" (cost&benefit),

    o Оптимальность распределения обязанностей как внутри компании, так и между компанией и третьими лицами, авторизация шагов, проведение кадрового аудита.

    • Оценка бизнес - процессов с использованием моделей SWOT, 6 Сигм

    • Создание 3-х документов:

    o АS-IS Процесс (текущее состояние)

    o TO-BE Процесс (желаемое состояние)

    o Анализ необходимых изменений

    • Определение основных этапов проведения изменений, зафиксированных в документе "Анализ Изменений"

    • Определение очерёдности, продолжительности проведения изменений и планирование ресурсов, необходимых для внедрения изменений.

    • Создание системы учета показателей для контроля эффективности изменений и постоянного мониторинга деятельности путем использования стандартной базы данных:

    o Определение объектов данных

    o Определение мастер данных, их значений и иерархии

    o Определение архитектуры базы данных (количество и структура таблиц, связи между таблицами)

    o Определение методов наполнения базы данных и связей с используемой транзакционной системой (1С, SCALA, SUN, SAP), WEB-ресурсами и т. п.

    o Построение системы миграции данных между транзакционной системой и пакетом Balanced Score Card на основе принципов R/2 (периодическое обновление) или R/3 (обновление в режиме реального времени)

    o Планирование ресурсов (серверы) и доступа (есть ли необходимость в построении удалённого доступа и т. п.)

    • Внедрение ССП во все уровни организации и разработка системы планирования стратегических мероприятий.

    Результат:

    • Проведена комплексная оценка бизнес-процессов с выделением "узких мест" и потенциала оптимизации

    • Определена оптимальная организационно-штатная структура

    • Создан свод процессов и процедур по единому стандарту.

    • Внедрена система учета показателей и планирования стратегических мероприятий

    Резюме

    Данный этап можно разделить на два суб - этапа:

    • Оптимизация бизнес процессов и проведение организационных изменений; описание этих методик выходит за пределы данного тренинга.

    • Обеспечение механизма корректировочных воздействий:

    o Учет показателей

    o Планирование мероприятий

    Этап 4. Анализ и управление бизнесом. 

    Конечная цель анализа - повышение эффективности, так что существует прямая связь между средствами анализа и быстротой и оптимальностью принятых решений. Хотя ССП указывает на важные проблемы, требующие анализа, она не способна самостоятельно провести его или сформировать список требуемых действий. Во многих случаях ССП содержит высоко агрегированные показатели, происходящие из разных источников. Например, если показатель своевременной доставки ниже контрольного уровня, анализ того, какие продукты, склады, поставщики или обстоятельства виноваты в задержке, позволяет предложить корректирующее действие. В других случаях в средний показатель по нескольким складам включены как эффективные, так и неэффективные мощности, и для проведения усовершенствований требуется более глубокий анализ. Разумеется, не все показатели пригодны для подобного детального анализа. Однако, если он возможен, существующий обширный набор средств бизнес анализа (ABC.) обеспечит его полноту. ССП может обеспечить связь с источниками подробных сведений и различными типами анализа для разных пользователей. В некоторых ситуациях требуется контролирующий целевой анализ. В других необходима обширная структурная основа для специального анализа.

    Сопоставление результатов измерения с целями позволяет менеджерам понять, какие области деятельности организации требуют дополнительного внимания. Например, в случае несвоевременной поставки проблему частично поможет решить внедрение системы раннего оповещения, которая позволит определять потенциальные проблемы и избегать задержек. Как правило, ССП имеет визуальный индикатор статуса выполнения, например зеленый цвет или знак «+», если показатель или цель соответствуют плану, красный цвет или знак «-», если не соответствуют.

    Действия:

    • Т.к. методология содержит показатели высокого уровня, то для более глубоко анализа необходима их дальнейшая декомпозиция.

    • Адаптация показателей и критериев к изменениям в бизнесе, создание системы оповещения о возникновении проблем.

    Результат:

    Анализ показателей позволяет понять, какие области деятельности требуют дополнительного внимания.

    Этап 5. Управление знаниями и дальнейшее обучение.

    Управление стратегией в ССП предполагает управление знаниями компании, что в свою очередь, означает отслеживание обширного документооборота и средства организации совместной работы и обучения. Для первого фактора необходимо создать хранилище данных (электронную библиотеку) со следующими функциями:

    • средства безопасности, предоставляющие доступ к документам только авторизованным лицам;

    • возможности поддержки различных условий поиска, например по автору, дате создания, теме документа, ключевым словам;

    • контроль версий, позволяющий убедиться в протоколировании изменений в журнале и в том, что все сотрудники имеют доступ к последней версии документа;

    • индексирование, обеспечивающее возможность создания электронного каталога документов для занесения их в библиотеку;

    • подписка, автоматически уведомляющая об изменениях документов.

    Разумеется, данные функции могут применяться не только ССП, но и для операций с различными корпоративными документами, в том числе документами управления процессами, сведениями о разработке продукции, прайс-листами, правилами и процедурами отдела по работе с персоналом и т. д. В некоторых случаях эти инструменты документооборота помогают в реализации различных инициатив, таких как сертификация ISO 9000:2000.

    Управление знаниями включает в себя также средства организации совместной работы. Сотрудничество необходимо, поскольку ни один специалист не может работать в одиночку, оно означает возможность совместной работы и обучения, перенаправления и обсуждения документов на разных уровнях организациии между ними. Коллективная работа важна в равной степени и при разработке ССП на исполнительском уровне, и при ее институализации (распространении на разные уровни компании), и при ее дальнейшем функционировании. Средствами для совместной работы являются интерактивные сетевые конференции, потоковые электронные обсуждения, автоматизированные технологические процессы доставки документов на визирование. Данные средства позволяют обеспечить эффективность работы специалистов за счет повышения скорости их работы и интеграции ССП в повседневную деятельность.

    Разумеется, средства совместной работы чрезвычайно полезны не только для усовершенствования документооборота, но и для всех аспектов умственного труда.

    Действия

    • Оптимизация документооборота, а также хранения и передачи знаний в компании.

    • Организация совместной работы путем участия в конференциях, рабочих группах (командах).

    Результат

    • Рациональное использования знаний компании.

    • Совместная работа и обучение повышает продуктивность и формирует эффективную структуру организации.

С уважением Молодой аналитик

(все права на статью приадлежат РГЭУ "РИНХ" - Чёрнышёвой Ю.Г.)