Как продуктивно работать с электронной почтой

/ Просмотров: 1565
Метки:
Как продуктивно работать с электронной почтой

1. Ограниченное время обработки e-mail. Не нужно держать открытой почту весь день и проверять ее часто. Нужно различать «время обработки e-mail» и «время чтения e-mail».

2. Предпринимайте действие. Когда открываете e-mail, то быстро принимайте решение: удалить/заархивировать, сделать сейчас (если это займет пару минут) и затем ответить/заархивировать, отправить быстрый ответ (и затем заархивировать), добавить в мой список задач, чтобы сделать позже (пометить и заархивировать). Ни в каком из этих случаев письмо не должно остаться в электронном ящике.

3. Сразу добавляйте пометки в календарь. Если в каком-либо письме присутствует дата, о которой необходимо будет помнить, то на помощь придет календарь. Сейчас это можно автоматизировать, что позволит вам никогда ничего не забыть.

4. Сочетания клавиш. Используйте комбинации клавиш для работы с почтой, так намного быстрее обрабатывается почта.

5. Содержание моих писем короткое. Пишите в основном письма из 1-3 предложений. Если оно состоит из более чем 5 предложений, то значит для этого есть серьезная причина. Короткие письма — предполагают быстрый ответ, а другому человеку не придется продираться через кучу слов, чтобы получить ключевую информацию.

6. Быстрая возможность добавления задач в туду-лист. «Входящие» не являются отличным туду-листом, так как: 1) ваши списки задач смешиваются с кучей других вещей, из-за чего сложнее становится понять, что должно быть сделано; 2) темы писем обычно не содержат описания каких-то необходимых фактических действий, поэтому вам придется запоминать о том, что необходимо сделать, когда будете сканировать темы писем; и самое важное, 3) пока вы проверяете ваш список задач, приходят письма, требующие вашего внимания, и это будет вас постоянно отвлекать. Лучше всего хранить обычный текстовый документ, добавление нового пункта — это дело нескольких нажатий клавиш. Все это делается легко и просто, что позволяет мне быстро формировать красивый список задач без отвлечения на входящие письма.

7. Храните только непрочитанные письма в вашем инбоксе. Это подойдет лишь для опытных пользователей. Можно настроить почтовый клиент таким образом, чтобы оставленное без внимание письмо в конце дня удалялось. Это своеобразная встроенная мотивация, направленная на обработку e-mail, на практике очень помогает сохранять почтовый ящик пустым.

8. Заносите в закладки и прочтите позже. Часто нам шлют что-то, чтобы мы прочитали (что-то написанное собственноручно или какую-то понравившуюся статью). Можно открыть ссылку и добавить в закладки чтобы прочитать потом. Таким образом, не тратится куча времени на e-mail только потому, что нужно будет прочитать какие-то присланные статьи.

9. Безжалостно фильтруйте. Если вы видите в своей электронной почте письмо, которое не хотите видеть, и вы знаете, что это произойдет снова, то либо «Отписывайтесь» или добавляйте в СПАМ, чтобы это снова не попало в ваши входящие письма. Это значительно сокращает объем электронной почты. Это можно применять даже по отношению к тем людям, которые вас таким образом «беспокоят».

10. Закрывайте свой e-mail, когда все сделано. Когда обработаете почту настолько, насколько это можно, то просто закрывайте её, дабы не отвлекаться.

Оставьте комментарий!

grin LOL cheese smile wink smirk rolleyes confused surprised big surprise tongue laugh tongue rolleye tongue wink raspberry blank stare long face ohh grrr gulp oh oh downer red face sick shut eye hmmm mad angry zipper kiss shock cool smile cool smirk cool grin cool hmm cool mad cool cheese vampire snake excaim question

Используйте нормальные имена. Ваш комментарий будет опубликован после проверки.

Имя и сайт используются только при регистрации

Если вы уже зарегистрированы как комментатор или хотите зарегистрироваться, укажите пароль и свой действующий email. При регистрации на указанный адрес придет письмо с кодом активации и ссылкой на ваш персональный аккаунт, где вы сможете изменить свои данные, включая адрес сайта, ник, описание, контакты и т.д., а также подписку на новые комментарии.

Авторизация Войти через loginza Facebook.

Бот выберет схему, а человек - яблоко!