Как продуктивно работать с электронной почтой

1. Ограниченное время обработки e-mail. Не нужно держать открытой почту весь день и проверять ее часто. Нужно различать «время обработки e-mail» и «время чтения e-mail».

2. Предпринимайте действие. Когда открываете e-mail, то быстро принимайте решение: удалить/заархивировать, сделать сейчас (если это займет пару минут) и затем ответить/заархивировать, отправить быстрый ответ (и затем заархивировать), добавить в мой список задач, чтобы сделать позже (пометить и заархивировать). Ни в каком из этих случаев письмо не должно остаться в электронном ящике.

3. Сразу добавляйте пометки в календарь. Если в каком-либо письме присутствует дата, о которой необходимо будет помнить, то на помощь придет календарь. Сейчас это можно автоматизировать, что позволит вам никогда ничего не забыть.

4. Сочетания клавиш. Используйте комбинации клавиш для работы с почтой, так намного быстрее обрабатывается почта.

5. Содержание моих писем короткое. Пишите в основном письма из 1-3 предложений. Если оно состоит из более чем 5 предложений, то значит для этого есть серьезная причина. Короткие письма — предполагают быстрый ответ, а другому человеку не придется продираться через кучу слов, чтобы получить ключевую информацию.

6. Быстрая возможность добавления задач в туду-лист. «Входящие» не являются отличным туду-листом, так как: 1) ваши списки задач смешиваются с кучей других вещей, из-за чего сложнее становится понять, что должно быть сделано; 2) темы писем обычно не содержат описания каких-то необходимых фактических действий, поэтому вам придется запоминать о том, что необходимо сделать, когда будете сканировать темы писем; и самое важное, 3) пока вы проверяете ваш список задач, приходят письма, требующие вашего внимания, и это будет вас постоянно отвлекать. Лучше всего хранить обычный текстовый документ, добавление нового пункта — это дело нескольких нажатий клавиш. Все это делается легко и просто, что позволяет мне быстро формировать красивый список задач без отвлечения на входящие письма.

7. Храните только непрочитанные письма в вашем инбоксе. Это подойдет лишь для опытных пользователей. Можно настроить почтовый клиент таким образом, чтобы оставленное без внимание письмо в конце дня удалялось. Это своеобразная встроенная мотивация, направленная на обработку e-mail, на практике очень помогает сохранять почтовый ящик пустым.

8. Заносите в закладки и прочтите позже. Часто нам шлют что-то, чтобы мы прочитали (что-то написанное собственноручно или какую-то понравившуюся статью). Можно открыть ссылку и добавить в закладки чтобы прочитать потом. Таким образом, не тратится куча времени на e-mail только потому, что нужно будет прочитать какие-то присланные статьи.

9. Безжалостно фильтруйте. Если вы видите в своей электронной почте письмо, которое не хотите видеть, и вы знаете, что это произойдет снова, то либо «Отписывайтесь» или добавляйте в СПАМ, чтобы это снова не попало в ваши входящие письма. Это значительно сокращает объем электронной почты. Это можно применять даже по отношению к тем людям, которые вас таким образом «беспокоят».

10. Закрывайте свой e-mail, когда все сделано. Когда обработаете почту настолько, насколько это можно, то просто закрывайте её, дабы не отвлекаться.