Такой простой Excel

Excel используется повсеместно в качестве простейшей и наиболее дешевой автоматизированной системы. Она прекрасно знакома всем финансистам и позволяет вводить любые формулы и строить практически любые взаимосвязи и прогнозы.

Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, что облегчает ввод данных.

Причинами использования MS Excel для автоматизации финансового управления являются быстрое и недорогое внедрение процессов планирования, анализа и прогнозирования, доступность и простота освоения продукта. Причем в подавляющем большинстве случаев имеющаяся в этом продукте функциональность до конца не используются.

Но даже в таком варианте удобство, простота, интуитивная понятность электронных таблиц обеспечивает растущее число поклонников и приверженцев, однако у финансового управления на основе электронных таблиц есть, конечно же свои недостатки.

Чаще всего речь идет о следующих недостатках:

Во-первых: Что понимать под словом пользоваться? Для просмотра файл всегда откроется. В этом режиме в него нельзя вносить изменения и не видны изменения после последнего сохранения файлов. В остальном, смотреть и анализировать данные в файле Excel могут любое количество пользователей;

Во-вторых: в Excel, начиная с 97 предусмотрен механизм управления совместной работы с книгой(файлом). Это не очень простой механизм и, прежде чем его использовать, нужно детально разобраться, как он работает. Но такая возможность есть. Об этом написано в многочисленных руководствах, в крайнем случае - нажимаем F1, поиск: "совместная работа", читаем, пробуем.

2) Невозможно использовать одну Книгу для решения всех задач. Для каждой задачи или проекта нужно заводить свой файл, что может приводить к путанице.

Если не использовать средства ОЛАП (клиентсерверные решения), да, каждый проект (задачу) желательно организовывать в отдельном файле. У каждого файла свое имя, место, атрибуты. Для того чтобы не было путаницы, нужно просто грамотно организовать структуру и правила обращения с этими файлами. Именно так это сделано во всех специализированных программах.

3) Консолидировать данные нужно вручную, что может вызвать большое количество ошибок и несоответствий.

Действительно консолидировать данные нужно вручную, но если делать совсем просто. Решить это можно с помощью небольшого макроса. Если же на предприятии процесс финансового управления детально разработан и соблюдается, то консолидация (т.е. сбора информации из разных подразделений, филиалов, представительств) происходит организованно и безболезненно. Что касается человеческого фактора, то он может проявиться в любой, самой совершенной программе.

4) Нет гибких механизмов разграничения доступа к данным, все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть ограничены.

Если информация организована в одном файле, то существует такая проблема. Любой пользователь, открывший файл, открывает и все его рабочие листы. Доступ к отдельным листам может быть ограничен, но сделать многоуровневую систему доступа будет сложно.

Как решается эта проблема? Файлы от подразделений (филиалов, представительств), естественно доступны только этим подразделениям и менеджеру, производящему финансовое управление. Сведенная информация - это уже уровень финансового аналитика, контроллера, менеджера, директора. У них, в любой системе будет полный доступ к информации. Если информация о размерах зарплаты должна быть конфиденциальной, значит в сводную таблицу она может поступать либо суммарно, либо обезличенно. На уровне руководства, как правило нужны сводные отчеты и прогнозы. Нужно ли при этом закрывать доступ ко всей информации? Скорее всего, только для защиты от изменений. Это решается достаточно просто.

5) Отсутствуют функции защиты данных от исправлений.

На самом деле эта возможность есть, и неплохо организована в Excel. Можно защитить данные на уровне ячейки, листа, книги. Все это работает. На этапе подготовки составления бюджета все формы должны быть организованы с учетом этого фактора. В какие ячейки данные можно вносить, в какие нет. Более того, можно с помощью макроса установить невозможность изменить данные в файле, после того, как он закрыт. Это может быть полезно при составлении крупных финансовых отчетов. Ответственный за его составление может быть уверен, что никто не изменит, внесенные им данные.

6) У системы низкая производительность при работе с большими объемами данных.

Насколько это действительно проблема?

Во-первых: вычислительные мощности компьютеров растут с такой скоростью, что массивы данных, требующих обработки явно за ними не успевают. Такой аргумент можно было серьезно воспринимать лет 8-10 назад.

Во-вторых: Сводные таблицы правильнее делать в одном файле. Даже если размер этого файла превысит 10 Мбт, а количество листов будет в пределах 40-50, это не будет препятствием для выполнения всех, заложенных в него алгоритмов.

Могут быть проблемы, если модель построена на большом количестве сложных формул. Это вызывает некоторую задержку выполнения. Но, как показывает практика, бизнес-модель можно организовать достаточно простыми формулами и связями. Кроме того, задержка с загрузкой Excel файла, скорее всего, будет меньше, чем это происходит при работе с мощными серверными приложениями.

7) В Excel затруднено прогнозирование.

Все таки математические инструменты прогнозирования существуют в Excel, более того, любая математическая функция может быть реализована в Excel. Либо самостоятельно, а проще с помощью специализированных надстроек к Excel, которых написано великое множество. Если действительно есть в этом потребность, проще купить такую надстройку, чем полностью переходить на другую систему

8) Нет полноценного OLAP-анализа (все же сводные таблицы – это не полноценный OLAP)

Действительно, чтобы использовать все преимущества OLAP кубов, должна быть клиент – серверная архитектура. Это задача принципиально другого уровня и нужно осознавать – готово ли предприятие к такого рода подходу при планировании. Но даже в этом случае, существуют решения, которые пытаются подружить OLAP сервер с таблицами Excel. Такие, например, как Palo или сам Microsoft, который очень уверенно движется именно в этом направлении.

Таким образом, нельзя однозначно сказать что Excel не может выполнять функцию автоматизации финансового управления, всё очень индивидуально и зависит от конкретного предприятия. Excel имеет очень большой функционал, и порой из-за незнания, предпритие вынуждено заказывать дорогие и "тяжеловесные" программные продукты, когда можно было обойтись стандартными возможностями Excel. Так что - просчитывайте все возможные варианты, даже самые простые и очевидные на первый взгляд.

С уважением Молодой аналитик